Tietosuoja

Tässä selosteessa kerromme, mitä henkilötietoja Espoon Asunnot kerää asiakkaistaan, miten henkilötietoja käsitellään ja mitä ovat tietosuoja-asetuksen mukaiset rekisteröidyn oikeudet.

Asiakkaidemme yksityisyyden suojasta huolehtiminen on meille tärkeää ja osa toimintaamme ohjaavia eettisiä periaatteita. Käsittelemme asuvien sekä asuntoa hakevien asiakkaidemme henkilötietoja eri tarkoituksiin, jotta voimme tarjota asuntoja sekä taata asiakkaillemme mahdollisimman sujuvaa asumista.

Espoon Asunnot Oy on henkilötietojesi rekisterinpitäjä. Rekisterinpitäjänä Espoon Asunnot on vastuussa siitä, että henkilötietojasi käsitellään tämän tietosuojaselosteen ja voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

Keräämme asiakkaistamme vain tässä selosteessa kuvattujen käyttötarkoitusten kannalta tarpeellisia tietoja. Ensisijaisesti keräämme tarvittavat tiedot suoraan asiakkailta asuntohakemuksen ja vuokrasopimuksen tekemisen sekä muun asioinnin yhteydessä. Rajatuissa tilanteissa henkilötietoja voidaan kerätä myös muista lähteistä, kuten luottorekisteristä ja väestötietojärjestelmästä. 
 

Asunnonhakijoista ja muista huoneistoon asumaan tulevista kerättävät tiedot

• Perustiedot, kuten hakijan nimi, henkilötunnus ja kansalaisuus, tarvittaessa passin numero tai EU-maan henkilökortin numero;
• Yhteystiedot, kuten puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite;
• Tiedot tuloista, veloista ja varallisuudesta;
• Nykyistä asumista koskevat tiedot, kuten asukkaiden lukumäärä, asumismuoto, asumispinta-ala ja hallintamuoto;
• Asunnontarpeeseen vaikuttavat seikat, kuten perheeseen, työhön, opiskeluun tai nykyiseen asuntoon liittyvät syyt;
• Luottotietomerkinnät;
• Muut ARA-asukasvalinnan edellyttämät tiedot.
   

Asukkaista kerättävät tiedot

• Edellä mainitut asunnonhaun yhteydessä kerättävät tiedot;
• Vuokrasopimusta koskevat tiedot;
• Sisään- ja poismuuttoajankohdat;
• Avainten luovutukset, autopaikka, saunavuorot;
• Vuokranmaksua ja asukaslaskutusta koskevat tiedot;
• Asumisessa tapahtuneet muutokset, esimerkiksi muut asunnossa asuvat tai vuokrasuhteen päättämiset, sekä muut asumista koskevat toimenpiteet ja päätökset;
• Vikailmoitukset ja asuntoon tehdyt huolto- ja korjaustoimenpiteet;
• Asumista koskevat häiriöilmoitukset, varoitukset sekä huomautukset;
• Yhteydenotot, reklamaatiot ja palautteet sekä näiden johdosta tehdyt toimenpiteet;
• Asuntokohtaiset kulutus- ja energiatiedot, kuten vedenkulutus ja lämpötila;
• Mahdollinen tieto tehtävästä asukastoiminnassa;
• Mahdollisen kiinteistöllä käytössä olevan sähköisen lukitusjärjestelmän keräämät tiedot, eli avaimen tunnistetieto, avaimeen liitetty tieto kulkuoikeudesta sekä osassa kiinteistöjen yleisiä tiloja tieto lukitusjärjestelmään kirjautumisesta.
   

Muut tarpeelliset tiedot

• Asiakaspalveluun tulleet puhelut, kuten soittajan nimi, puhelun aloitusajankohta, puhelun vastaanottaneen asiakasneuvojan nimi, asiakkaan puhelinnumero (jos se ei ole salainen) sekä puhelun pituus ja asia;
• Asiakaspalveluun tulleiden puheluiden tallenteet;
• Asukastoimikunnan toimijoiden yhteystiedot sekä tiedot palkkionmaksua varten;
• Mahdollisen tallentavan kameravalvonnan tuottama kuvamateriaali.

Asukasvalinta
Käsittelemme asunnonhakijoiden tietoja asukasvalintaa varten. Asukasvalinnat tehdään sosiaalisen tarkoituksenmukaisuuden ja taloudellisen tarpeen perusteella. Henkilötietojen käsittely asukasvalinnassa perustuu lakisääteiseen velvoitteeseen sekä vuokrasopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseen.

Vuokrasuhde
Käsittelemme asukkaidemme henkilötietoja vuokrasuhteen toteuttamiseksi ja siihen liittyvien velvoitteiden hoitamiseksi. Henkilötietoja käsitellään esimerkiksi seuraaviin asumiseen liittyviin tarkoituksiin:

• vuokranmaksun seuranta ja asukaslaskutus;
• vuokrasuhteeseen liittyvä asukasviestintä esimerkiksi huoltotoimenpiteistä tai vuokrankorotuksista;
• asunnon kunnossapitoon ja korjauksiin liittyvät toimenpiteet;
• avainhallinta;
• autopaikat ja saunavuorot;
• vuokrasaatavien ja asukaslaskujen perintä;
• asumishäiriöiden hoito;
• muuttotarkastus;
• asumisneuvonta.

Henkilötietojen käsittely vuokrasuhteessa perustuu osapuolten väliseen vuokrasopimukseen sekä lakisääteiseen velvoitteeseen.

Tiedottaminen ja uutiskirjeet
Tiedotamme asiakkaitamme kiinteistöihin, asumiseen ja asiakkuuteen, yhtiön omaan toimintaan sekä uudiskohteisiin liittyvistä asioista postitse, sähköpostitse tai tekstiviestitse. Emme lähetä asiakkaillemme suoramarkkinointiviestejä. Henkilötietojen käsittely perustuu tältä osin voimassa olevaan vuokrasopimussuhteeseen sekä Espoon Asuntojen oikeutettuun etuun tarjota asiakkailleen tietoa muun muassa yhtiön toiminnasta, uudiskohteista sekä muista ajankohtaisista asumiseen liittyvistä asioista. Voimme myös järjestää asiakkaillemme erilaisia arvontoja ja kilpailuja, joihin osallistuminen on vapaaehtoista ja perustuu osallistujan suostumukseen.

Uudiskohteiden uutiskirje
Uudiskohteiden postituslistalle liittyessäsi henkilötietojasi käsitellään antamasi suostumuksen perusteella.

Asiakaskyselyt ja toiminnan kehittäminen
Kartoitamme asiakastyytyväisyyttä sähköpostitse tai tekstiviestitse lähetettävillä palaute- ja asiakastyytyväisyyskyselyillä. Asiakaspalveluun tulleiden puheluiden tallenteita voimme käyttää myös asiakaspalvelun laadun varmistamiseen. Henkilötietojen käsittely perustuu tältä osin Espoon Asuntojen oikeutettuun etuun kehittää palvelujaan keräämällä palautetta tarjoamistaan palveluista.

Kameravalvonta ja sähköinen lukitus
Turvallisuuden takaamiseksi osassa kiinteistöjämme on käytössä kameravalvonta. Kameravalvonnan käytöstä kerrotaan erillisellä selkeällä ilmoituksella niitä koskevissa tiloissa. Kameravalvonnan tallenteita tarkastellaan vain häiriötilanteiden ja ilkivaltatapausten selvittämiseksi. Mikäli kiinteistössä on käytössä sähköinen lukitusjärjestelmä, käsittelemme yleisten tilojen lukkojen keräämiä tietoja vain kiinteistöllä tapahtuneiden vahinkotilanteiden ja rikosten selvittämiseksi. Henkilötietojen käsittely perustuu tältä osin Espoon Asuntojen oikeutettuun etuun turvata sen henkilöstön ja asiakkaiden turvallisuus.

Asukastoiminta
Yhteishallintolain mukaisen asukastoiminnan toteuttamiseksi asukastoimikunnan toimijoilta pyydetään tarvittavat yhteystiedot sekä suostumus niiden luovuttamiseen muille talon asukkaille asukastoimintaan liittyviä tehtäviä varten. Mikäli asukastoiminnan tehtävästä maksetaan palkkiota, pyydetään toimijoilta maksutiedot palkkionmaksua varten. Tietojen käsittely asukastoiminnan yhteydessä perustuu suostumukseen.

Säilytämme henkilötietojasi vain niin kauan kuin se on tarpeen tässä tietosuojaselosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten tai laissa asetettujen velvollisuuksien toteuttamiseksi. Säilytysajan määräytymiseen vaikuttavat erityisesti henkilötietojen käyttötarkoitus ja lain säännökset, joiden perusteella Espoon Asunnoilla on velvollisuus säilyttää henkilötietoja tietyn ajan. Tiedot poistetaan, kun niiden käsittelyyn ei ole enää tarvetta.

Asuntohakemusten tietoja säilytämme pääsääntöisesti kolmen vuoden ajan hakemuksen saapumisesta. 

Asukkaiden henkilötietoja säilytämme pääsääntöisesti viisi vuotta vuokrasopimussuhteen päättymisestä. Vuokranmaksuun liittyviä tietoja säilytämme kirjanpitolain mukaan kuusi vuotta, ellei Espoon Asunnoilla ole oikeus tai velvollisuus säilyttää henkilötietoja pidempään soveltuvan lainsäädännön tai sopimussuhteen perusteella, esimerkiksi vuokrasaatavan perimiseksi.

Asiakaspuhelutallenteita säilytämme kolme kuukautta niiden tallentamisesta. 

Pääsääntöisesti emme luovuta tietojasi kolmansille tahoille. Poikkeuksen muodostavat seuraavat tilanteet, joissa meillä on tarve luovuttaa tai siirtää välttämättömiä henkilötietoja kolmansille osapuolille:

• viranomaisille, kuten Kelalle, sosiaaliviranomaisille, lastenhuollolle tai Espoon kaupungille lain perusteella tai salliessa;
• lukuumme toimiville yhteistyökumppaneille, kuten huoltoyhtiöille, perintäyhtiölle sekä tietojärjestelmien palveluntarjoajille;
• lainsäädännön vaatiessa, kuten haasteeseen vastaamiseksi tai oikeudenkäyntimenettelyyn liittyen;
• jos Espoon Asunnot on mukana sulautumisessa tai liiketoimintakaupassa;
• kun tiedon luovuttaminen on tarpeen oikeuksiemme turvaamiseksi, sinun ja muiden turvaamiseksi, rikosten tutkimiseksi tai vastataksemme viranomaisten pyyntöihin.

Huolehdimme tietoja luovuttaessa tai siirtäessä tietosuojan sekä -turvan toteutumisesta tietosuoja-asetuksen mukaisesti. Tietoja ei pääsääntöisesti siirretä tai luovuteta Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
 

Sinulla on oikeus tutustua itseäsi koskeviin henkilötietoihin. Lisäksi voit korjata ja päivittää sinua koskevia henkilötietoja. Voit myös pyytää henkilötietojesi poistamista. Huomaathan, että henkilötietojen poistamista vuokrasuhteen aikana rajoittaa kuitenkin se, että osa henkilötiedoista on välttämättömiä vuokrasuhteeseen liittyvien oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseksi eikä tietoja tällöin voida poistaa.

Sinulla on oikeus rajoittaa tietojen käsittelyä soveltuvan tietosuojalainsäädännön rajoissa.

Sinulla on oikeus saada jäljennös itseäsi koskevista henkilötiedoista. Henkilötietojen tarkastuspyynnön voit toimittaa sähköpostitse tai kirjeitse selosteen lopussa ilmoitettuun osoitteeseen. Ilmoitathan pyynnön yhteydessä nimesi ja osoitteesi sekä tiedon siitä, haluatko tutustua tiettyihin tietoihin vai tarkastaa kaikki itseäsi koskevat henkilötiedot. Jäljennös henkilötiedoista annetaan tietojen pyytäjälle henkilökohtaisesti henkilöllisyystodistusta vastaan.

Jos henkilötietojen tarkastuspyynnöt ovat ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia, erityisesti jos niitä esitetään toistuvasti tai jos pyydetään useampia jäljennöksiä, voi Espoon Asunnot rekisterinpitäjänä veloittaa pyynnön toteuttamisesta hallinnollisiin kustannuksiin perustuvan kohtuullisen maksun tai kieltäytyä toteuttamasta pyyntöä.

Sinulla oikeus tehdä valitus kansalliselle tietosuojaviranomaiselle. Suomessa valituksen voi osoittaa tietosuojavaltuutetulle: www.tietosuoja.fi

Kaikki keräämämme henkilötiedot on suojattu teknisin ja organisatorisin toimenpitein luvattomalta ja lainvastaiselta käsittelyltä sekä vahingossa tapahtuvalta hävittämiseltä, tuhoutumiselta tai vahingoittumiselta.

Sallimme pääsyn henkilötietoihin vain sellaisille nimetyille työntekijöille ja toimeksisaajille, joilla on työnsä puolesta tarve saada kyseisiä tietoja sekä luotetuille palveluntarjoajille, jotka voivat käsitellä tietoja ainoastaan antamiemme ohjeiden mukaisesti. Tietojärjestelmien käyttö edellyttää henkilökohtaisia tunnuksia ja käyttöoikeudet on määritelty tehtäväkohtaisesti. Kaikkia henkilöitä, joilla on pääsy henkilötietoihin, sitoo salassapitovelvollisuus.

Tietojen säilyttämiseen käytettävät järjestelmät ja tietoverkot on suojattu organisatorisin ja teknisin tietoturvatoimenpitein.

Tätä tietosuojaselostetta voidaan muuttaa tai päivittää toiminnan kehittyessä tai lainsäädännön muuttuessa. Lainsäädännön niin vaatiessa ilmoitamme muutoksista rekisteröidyille. 

Selosteesta on saatavilla ruotsin- ja englanninkieliset käännökset. Jos tietosuojaselosteiden eri kieliversiot ovat keskenään ristiriidassa, katsotaan suomenkielisen selosteen sisällön olevan ensisijainen.

Tietosuojaselosteeseen tai henkilötietojesi käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä voit olla yhteydessä sähköpostitse osoitteeseen tietosuoja@espoonasunnot.fi. Vaihtoehtoisesti voit lähettää postia osoitteeseen Espoon Asunnot Oy / Tietosuojavastaava, Suomenlahdentie 1, 02230 Espoo. 

Tässä selosteessa kerromme sidosryhmiemme sekä yhteistyö- ja sopimuskumppaneidemme henkilötietojen käsittelystä Espoon Asunnoilla.

Espoon Asunnot Oy on sidosryhmä- ja yhteistyökumppanirekisterin sisältämien henkilötietojen rekisterinpitäjä. Rekisterinpitäjänä Espoon Asunnot on vastuussa siitä, että henkilötietoja käsitellään tämän tietosuojaselosteen ja voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

Käsittelemme sidosryhmistämme sekä yhteistyökumppaneistamme tässä selosteessa kuvattujen käyttötarkoitusten kannalta tarpeellisia tietoja. Ensisijaisesti keräämme tiedot näihin ryhmiin kuuluvilta henkilöiltä itseltään esimerkiksi yhteydenpidon yhteydessä. Tietoja voidaan lisäksi saada henkilön edustamalta organisaatiolta, kuten työnantajalta, urakoitsijalta tai muulta yhteistyötaholta.  

Kilpailutusten yhteydessä kerättävät tiedot

• Rikosrekisteriotteet valitun tarjoajan hallinto-, johto- tai valvontaelimen jäsenistä ja edustus-, päätös- tai valvontavaltaa käyttävistä henkilöistä;
• Referenssitietona kerätään yrityksen yhteyshenkilön nimi, tehtävänimike tai titteli, sähköposti sekä puhelinnumero.

Yhteistyökumppaneiden edustajista kerättävät tiedot

• Sopimuksen allekirjoittajan ja yhteyshenkilön nimi, tehtävänimike tai titteli, sähköpostiosoite sekä sopimuskumppaniorganisaation/työnantajan nimi.
• Mahdollisesta työnjohtajasta kerätään lisäksi tiedot työnjohtotehtäviin liittyvästä koulutuksesta ja työhistoriasta.

Sidosryhmien edustajista kerättävät tiedot

• Nimi, tehtävänimike tai titteli, sähköpostiosoite sekä henkilön edustaman sidosryhmäorganisaation nimi.

Julkisten hankintojen kilpailuttaminen
Käsittelemme kilpailutuksiin osallistuneiden ehdokkaiden tai tarjoajien yhteyshenkilöiden henkilötietoja hankintamenettelyn eri vaiheissa mm. hankinnan valmistelemiseksi, tarjoajien soveltuvuuden arvioimiseksi, muutoksenhakumenettelyissä sekä hankintasopimuksen solmimiseksi. Henkilötietojen käsittely perustuu tältä osin julkisia hankintoja koskevan lainsäädännön mukaisten velvollisuuksien noudattamiseen.

Sopimusten toteuttaminen
Käsittelemme yhteistyö- ja sopimuskumppaneidemme edustajien henkilötietoja sopimuksen tekemistä edeltävien toimien ja sopimuksen toteuttamiseksi sekä sopimuskauden aikaiseen yhteydenpitoon. Henkilötietojen käsittely perustuu tältä osin Espoon Asuntojen sopimussuhteeseen perustuvien oikeutettujen etujen toteuttamiseen.

Uutiskirjeet sekä yhteistyösuhteen ylläpito
Käsittelemme sidosryhmien sekä yhteistyökumppaneidemme edustajien henkilötietoja tiedottaaksemme sähköpostitse yhtiön toiminnasta sekä ylläpitääksemme yhteistyösuhteitamme. Uutiskirjeisiin ei sisälly suoramarkkinointia. Näissä yhteyksissä henkilötietojen käsittely perustuu Espoon Asuntojen oikeutettuun etuun tarjota mainituille ryhmille tietoa yhtiön toiminnasta sekä ylläpitää ja syventää yhteistyösuhteita. Uutiskirjeen postituslistalle tilauslinkin kautta liittyessä henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen.
 

Säilytämme henkilötietoja vain niin kauan kuin se on tarpeen tässä tietosuojaselosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten tai laissa asetettujen velvollisuuksien toteuttamiseksi. Säilytysajan määräytymiseen vaikuttavat erityisesti henkilötietojen käyttötarkoitus ja lain säännökset, joiden perusteella Espoon Asunnoilla on velvollisuus säilyttää henkilötietoja tietyn ajan. Tiedot poistetaan, kun niiden käsittelyyn ei ole enää tarvetta.

Kilpailutuksen yhteydessä käsitellyt rikosrekisteriotteet poistamme niiden tarkistamisen jälkeen. Referenssitietoja säilytämme osana tarjousaineistoa hävinneiden tarjoajien osalta kaksi vuotta työn päättymisestä ja voittaneiden tarjoajien osalta 10 vuotta tietojen keräämisestä.

Pääsääntöisesti emme luovuta tietojasi kolmansille tahoille. Poikkeuksen muodostavat seuraavat tilanteet, joissa meillä on tarve luovuttaa tai siirtää välttämättömiä henkilötietoja kolmansille osapuolille:

• viranomaisille, kuten Kilpailu- ja kuluttajavirastolle, lain perusteella tai sen salliessa;
• lukuumme toimiville yhteistyökumppaneille, kuten tietoteknisten järjestelmien palveluntarjoajille;
• lainsäädännön vaatiessa, kuten haasteeseen vastaamiseksi tai oikeudenkäyntimenettelyyn liittyen;
• jos Espoon Asunnot on mukana sulautumisessa tai liiketoimintakaupassa;
• kun tiedon luovuttaminen on tarpeen oikeuksiemme turvaamiseksi, sinun ja muiden turvaamiseksi, rikosten tutkimiseksi tai vastataksemme viranomaisten pyyntöihin.

Huolehdimme tietoja luovuttaessa tai siirtäessä tietosuojan sekä -turvan toteutumisesta tietosuoja-asetuksen mukaisesti. Tietoja ei pääsääntöisesti siirretä tai luovuteta Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Sinulla on oikeus tutustua itseäsi koskeviin henkilötietoihin. Lisäksi voit korjata ja päivittää sinua koskevia henkilötietoja. Voit myös pyytää henkilötietojesi poistamista. Henkilötietojen poistamista voimassa olevan sopimussuhteen aikana rajoittaa kuitenkin se, että osa henkilötiedoista on välttämättömiä sopimussuhteeseen liittyvien oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseksi eikä tietoja tällöin voida poistaa

Sinulla on oikeus rajoittaa tietojen käsittelyä soveltuvan tietosuojalainsäädännön rajoissa.

Sinulla on oikeus saada jäljennös itseäsi koskevista henkilötiedoista. Henkilötietojen tarkastuspyynnön voit toimittaa sähköpostitse tai kirjeitse selosteen lopussa ilmoitettuun osoitteeseen. Ilmoitathan pyynnön yhteydessä nimesi ja osoitteesi sekä tiedon siitä, haluatko tutustua tiettyihin tietoihin vai tarkastaa kaikki itseäsi koskevat henkilötiedot. Jäljennös henkilötiedoista annetaan tietojen pyytäjälle henkilökohtaisesti henkilöllisyystodistusta vastaan.

Jos henkilötietojen tarkastuspyynnöt ovat ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia, erityisesti jos niitä esitetään toistuvasti tai jos pyydetään useampia jäljennöksiä, voi Espoon Asunnot rekisterinpitäjänä veloittaa pyynnön toteuttamisesta hallinnollisiin kustannuksiin perustuvan kohtuullisen maksun tai kieltäytyä toteuttamasta pyyntöä.

Sinulla oikeus tehdä valitus kansalliselle tietosuojaviranomaiselle. Suomessa valituksen voi osoittaa tietosuojavaltuutetulle: www.tietosuoja.fi

Kaikki keräämämme henkilötiedot on suojattu teknisin ja organisatorisin toimenpitein asiattomalta pääsyltä sekä hävittämiseltä, tuhoutumiselta, luovuttamiselta ja muulta laittomalta käsittelyltä.

Sallimme pääsyn henkilötietoihin vain sellaisille nimetyille työntekijöille ja toimeksisaajille, joilla on työnsä puolesta tarve saada kyseisiä tietoja sekä luotetuille palveluntarjoajille, jotka voivat käsitellä tietoja ainoastaan antamiemme ohjeiden mukaisesti. Tietojärjestelmien käyttö edellyttää henkilökohtaisia tunnuksia ja käyttöoikeudet on määritelty tehtäväkohtaisesti. Kaikkia henkilöitä, joilla on pääsy henkilötietoihin, sitoo salassapitovelvollisuus.

Tietojen säilyttämiseen käytettävät järjestelmät ja tietoverkot on suojattu organisatorisin ja teknisin tietoturvatoimenpitein.

Tätä tietosuojaselostetta voidaan muuttaa tai päivittää toiminnan kehittyessä tai lainsäädännön muuttuessa. Lainsäädännön niin vaatiessa ilmoitamme muutoksista rekisteröidyille.

Tietosuojaselosteeseen tai henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä voit olla yhteydessä sähköpostitse osoitteeseen tietosuoja@espoonasunnot.fi. Vaihtoehtoisesti voit lähettää postia osoitteeseen Espoon Asunnot Oy / Tietosuojavastaava, Suomenlahdentie 1, 02230 Espoo. 

Tämän tietosuojaselosteen tarkoituksena on kertoa, kuinka Espoon Asunnot Oy (”EA”) kerää, käyttää ja luovuttaa henkilötietoja Espoon Asuntojen tapahtumiin osallistuvista asiakkaistaan Lyyti-tapahtumanhallintajärjestelmässä.

Tietosuojalainsäädännön mukaisena rekisterinpitäjänä toimii Espoon Asunnot Oy, joka on vastuussa siitä, että henkilötietoja käsitellään tämän Tietosuojaselosteen ja voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

Ensisijaisena yhteyshenkilönä toimii:

Espoon Asunnot Oy
Tietosuojavastaava
Kauppakeskus Iso Omena
Suomenlahdentie 1, 02230 Espoo
puh. 09 3544 5000
sähköposti: tietosuoja@espoonasunnot.fi

Henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn antaman suostumuksen perusteella ilmoittautumisten, yhteydenottojen, asioinnin, raportoinnin ja muiden tapahtumiin osallistumiseen liittyvien toimenpiteiden yhteydessä tapahtumien järjestämisen mahdollistamiseksi.

Rekisteröityjen henkilötietoja käsitellään seuraavilla tietosuojalainsäädännön mukaisilla käsittelyperusteilla:

• rekisteröidyn antamalla nimenomaisella suostumuksella
• rekisterinpitäjän oikeutetun edun perusteella.

Henkilöryhmät, joiden tietoja voidaan käsitellä, ovat rekisterinpitäjän järjestämään tapahtuman osallistujia. Rekisteri voi sisältää rekisteröidyistä muun muassa seuraavia tietoja:

• henkilön perustiedot, kuten nimi ja yhteystiedot (osoite, sähköposti, puhelinnumero)
• mahdolliset allergia- tai erikoisruokavaliotiedot
• tapahtumaosallistumiseen liittyvät tiedot sekä rekisteröidyn itsensä tapahtumaa varten antamat tiedot.

Rekisteritietoja voidaan jakaa tarvittavilta osin organisaation sisällä sekä tapahtuman sidosryhmien kesken. Rekisteriin kerättyjä tunnistettavia henkilötietoja voidaan luovuttaa myös sellaisille ulkopuolisille palveluntarjoajille, jotka perustelluista syistä niitä tarvitsevat (esimerkiksi osallistujan erikoisruokavalion varmistamiseksi taholle, jossa tapahtuma järjestetään).

Asiakkaiden henkilötietoja ei käsitellä Euroopan talousalueen ulkopuolella.

Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin on tarpeen rekisteröidyn tekemän ilmoittautumisen ja siihen liittyvän tapahtuman mahdollistamiseksi. Tapahtumasta riippuen säilytämme osallistujatietoja tapahtuman ja siihen mahdollisesti kiinteästi liittyvien toimintojen päättymisen jälkeen 1 kk – 6 kk tapahtuman luonteesta riippuen.

Asiakkaalla on oikeus saada pääsy itseään koskeviin henkilötietoihin, korjata ja päivittää itseänsä koskevat henkilötiedot sekä pyytää tietojen käsittelyn rajoittamista kuten soveltuvassa tietosuojalainsäädännössä on säädetty. Lisäksi Asiakkaat voivat pyytää henkilötietojensa poistamista. Huomaathan, että pyyntö poistaa henkilötiedot kesken pysäköintilupaa koskevan prosessin tarkoittaa samalla hakuprosessin keskeyttämistä, sillä pysäköintilupaa koskevan hakemuksen käsittely ja mahdollisen pysäköintiluvan myöntäminen ei ole mahdollista ilman henkilötietoja.

Asiakkailla on oikeus rajoittaa tietojen käsittelyä soveltuvan tietosuojalainsäädännön rajoissa.

Asiakkailla on oikeus saada itseänsä koskevat henkilötiedot jäsennellyssä ja yleisesti käytössä olevassa koneellisesti luettavassa muodossa, ja siirtää ne toiselle rekisterinpitäjälle sovellettavantietosuojalainsäädännön rajoissa ja mukaisesti. Tämä oikeus koskee henkilön itse luovuttamia henkilötietoja, jotka on kerätty Asiakkaan suostumuksen tai vuokrasopimussuhteen perusteella.Henkilötietoja ei koske siirto-oikeus, jos tietojen käsittely perustuu lakiin.

 Yllä mainitut pyynnöt voi lähettää sähköpostitse osoitteeseen tietosuoja@espoonasunnot.fi.

 Asiakkaalla on oikeus tehdä valitus kansalliselle tietosuojaviranomaiselle, jos hän kokee, että  hänen henkilötietojensa käsittelyssä on rikottu tietosuojalainsäädännön säännöksiä. Suomessa valituksen voi osoittaa tietosuojavaltuutetulle: www.tietosuoja.fi.

Henkilötietojen käsittelyn osalta on käytössä asianmukaiset tekniset ja organisatoriset tietoturvatoimenpiteet henkilötietojen suojaamiseksi hävittämiseltä, tuhoutumiselta, väärinkäytökseltä ja asiattomalta pääsyltä tietoihin. Pääsyä henkilötietoihin rajoitetaan vain sellaisille työntekijöille ja toimeksisaajille, joilla on työnsä puolesta tarve saada kyseisiä tietoja sekä palveluntarjoajalle, joka voi käsitellä tälle luovutettuja tietoja ainoastaan EA:n ohjeiden mukaisesti. Kaikkia henkilöitä, joilla on pääsy henkilötietoihin, sitoo salassapitovelvollisuus.

Tietosuojaselosteeseen tai EA:n säilyttämiin asiakkaita koskeviin henkilötietoihin liittyvissä

kysymyksissä voit olla yhteydessä EA:n tietosuojavastaavaan sähköpostitse tietosuoja@espoonasunnot.fi.

Tässä selosteessa kerromme, mitä henkilötietoja Espoon Asunnot kerää työnhakijoistaan rekrytointien yhteydessä, miten työnhakijoiden henkilötietoja käsitellään ja mitä ovat tietosuoja-asetuksen mukaiset rekisteröidyn oikeudet.

Espoon Asunnot Oy on henkilötietojesi rekisterinpitäjä. Rekisterinpitäjänä Espoon Asunnot on vastuussa siitä, että henkilötietojasi käsitellään tämän tietosuojaselosteen ja voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

Käsittelemme työnhakijoiden tietoja rekrytoidaksemme uusia työntekijöitä ja/tai siirtääksemme nykyisiä työntekijöitä uusiin työtehtäviin sekä hoitaaksemme muita rekrytointiprosessiin liittyviä hallinnollisia tehtäviä.  Henkilötietojen käsittely rekrytointien yhteydessä perustuu työsopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseen.

Keräämme työnhakijoista vain tässä selosteessa kuvattujen käyttötarkoitusten kannalta tarpeellisia tietoja, kuten

• Perustiedot, kuten nimi, postiosoite, puhelinnumero ja syntymäaika;
• Työhakemukseen ja sen liitteisiin sisältyvät tiedot, kuten koulutus, työkokemus, kielitaito ja muut työnhakijan itsensä toimittamat tiedot;
• Suositukset;
• Mahdolliset soveltuvuuskokeen tiedot.

Keräämme rekrytoinnissa tarvittavat henkilötiedot säännönmukaisesti suoraan työnhakijalta. Työnhakijan suostumuksella tietoja voidaan kerätä myös muista lähteistä, kuten hakijan itsensä nimeämältä suosittelijalta.

Työnhakijoista kerättyjä henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on tarpeen tässä tietosuojaselosteessa kuvattujen käsittelytarkoitusten toteuttamiseksi. Tiedot poistetaan, kun niiden käsittelyyn ei ole enää tarvetta eikä Espoon Asunnoilla ole velvollisuutta säilyttää henkilötietoja pidempään soveltuvan lainsäädännön perusteella tai oikeusvaateeseen vastaamiseksi.

Avoimia hakemuksia säilytämme kuusi (6) kuukautta niiden vastaanottamisesta.

Työtehtäviin valitsemattomien työnhakijoiden henkilötietoja säilytämme yhden (1) kuukauden ajan siitä lukien, kun rekrytointipäätös on ilmoitettu hakijoille.

Työtehtävään valittujen työnhakijoiden henkilötietojen säilytysaika määräytyy työntekijöitä vastaavasti.

Rajatuissa tilanteissa voimme luovuttaa tai siirtää työnhakijoiden henkilötietoja kolmansille osapuolille:

• veroviranomaisille, vakuutusyhtiöille, eläkelaitoksille, työterveyslaitoksille ja muille vastaaville viranomaisille lain salliessa tai edellyttäessä;
• lukuumme toimiville palveluntarjoajille, kuten rekrytointipalvelun palveluntuottajille tai rekrytointijärjestelmän palveluntarjoajalle;
• lainsäädännön vaatiessa, kuten haasteeseen vastaamiseksi tai oikeudenkäyntiin liittyen;
• jos Espoon Asunnot on mukana sulautumisessa tai liiketoimintakaupassa;
• kun tiedon luovuttaminen on tarpeen oikeuksiemme turvaamiseksi, sinun ja muiden turvaamiseksi, rikosten tutkimiseksi tai vastataksemme viranomaisten pyyntöihin.

Huolehdimme tietoja luovuttaessa tai siirtäessä tietosuojan sekä -turvan toteutumisesta tietosuoja-asetuksen mukaisesti. Tietoja ei siirretä tai luovuteta Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Sinulla on oikeus tutustua itseäsi koskeviin henkilötietoihin. Lisäksi voit korjata ja päivittää sinua koskevia henkilötietoja. Voit myös pyytää henkilötietojesi poistamista. Huomaathan, että pyyntö poistaa henkilötiedot kesken rekrytointiprosessin kuitenkin merkitsee samalla rekrytointiprosessin keskeyttämistä, sillä hakemuksen käsittely ei ole mahdollista ilman henkilötietoja.

Sinulla on oikeus rajoittaa tietojen käsittelyä soveltuvan tietosuojalainsäädännön rajoissa.

Sinulla on oikeus saada jäljennös itseäsi koskevista henkilötiedoista. Henkilötietojen tarkastuspyynnön voit toimittaa sähköpostitse tai kirjeitse selosteen lopussa ilmoitettuun osoitteeseen. Ilmoitathan pyynnön yhteydessä nimesi ja osoitteesi sekä tiedon siitä, haluatko tutustua tiettyihin tietoihin vai tarkastaa kaikki itseäsi koskevat henkilötiedot. Jäljennös henkilötiedoista annetaan tietojen pyytäjälle henkilökohtaisesti henkilöllisyystodistusta vastaan.

Jos henkilötietojen tarkastuspyynnöt ovat ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia, erityisesti jos niitä esitetään toistuvasti tai jos pyydetään useampia jäljennöksiä, voi Espoon Asunnot rekisterinpitäjänä veloittaa pyynnön toteuttamisesta hallinnollisiin kustannuksiin perustuvan kohtuullisen maksun tai kieltäytyä toteuttamasta pyyntöä.

Sinulla oikeus tehdä valitus kansalliselle tietosuojaviranomaiselle. Suomessa valituksen voi osoittaa tietosuojavaltuutetulle: www.tietosuoja.fi

Kaikki keräämämme henkilötiedot on suojattu teknisin ja organisatorisin toimenpitein luvattomalta ja lainvastaiselta käsittelyltä sekä vahingossa tapahtuvalta hävittämiseltä, tuhoutumiselta tai vahingoittumiselta.

Sallimme pääsyn henkilötietoihin vain sellaisille nimetyille työntekijöille ja toimeksisaajille, joilla on työnsä puolesta tarve saada kyseisiä tietoja sekä luotetuille palveluntarjoajille, jotka voivat käsitellä tietoja ainoastaan antamiemme ohjeiden mukaisesti. Tietojärjestelmien käyttö edellyttää henkilökohtaisia tunnuksia ja käyttöoikeudet on määritelty tehtäväkohtaisesti. Kaikkia henkilöitä, joilla on pääsy henkilötietoihin, sitoo salassapitovelvollisuus.

Tietojen säilyttämiseen käytettävät järjestelmät ja tietoverkot on suojattu organisatorisin ja teknisin tietoturvatoimenpitein.

Tätä tietosuojaselostetta voidaan muuttaa tai päivittää toiminnan kehittyessä tai lainsäädännön muuttuessa. Lainsäädännön niin vaatiessa ilmoitamme muutoksista rekisteröidyille.

Tietosuojaselosteeseen tai henkilötietojesi käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä voit olla yhteydessä sähköpostitse osoitteeseen tietosuoja@espoonasunnot.fi. Vaihtoehtoisesti voit lähettää postia osoitteeseen Espoon Asunnot Oy / Tietosuojavastaava, Suomenlahdentie 1, 02230 Espoo.